Het Adviesgesprek 

FASE 1: VERBIND

Binnen de eerste twee minuten van het adviesgesprek zorg je voor een positieve eerste indruk. Je doet dit door representatief gekleed te zijn, een open en enthousiaste houding aan te nemen, de ander vriendelijk te begroeten en minimaal één vraag te stellen over een mogelijk gemeenschappelijk interessegebied. Hiermee geef je de ander het gevoel gezien en gehoord te worden. Je stemt kort de verwachtingen af door in maximaal één minuut duidelijk te maken wat het doel en het verloop van het gesprek zijn.

FASE 2: INVENTARISEREN

Na de kennismaking breng je in maximaal tien minuten de situatie van de ander in kaart. Je stelt minimaal vijf open vragen, luistert actief en vat de antwoorden samen om te controleren of je de situatie goed begrijpt. Je vraagt gericht door tot het probleem en de context helder zijn. Vervolgens formuleer je samen met de gesprekspartner de onderliggende behoefte, zodat je zeker weet wat er nodig is om de ander daadwerkelijk verder te helpen.

FASE 3: ANALYSEREN

In deze fase trechter je de verkregen informatie binnen vijf minuten. Je ordent de gegevens, onderscheidt hoofd- en bijzaken en bespreekt eventuele dilemma’s of vragen met de gesprekspartner. Je controleert of jullie het eens zijn over de kern van het probleem en de adviesvraag, zodat er geen misverstanden ontstaan over het vervolg.

FASE 4: ADVISEREN

Zodra de situatie en adviesvraag helder zijn, schets je in maximaal tien minuten minimaal twee mogelijke oplossingsrichtingen. Je benoemt de voor- en nadelen van elke optie en bespreekt deze in dialoog met de ander. Je vraagt actief naar de voorkeur en het gevoel van de gesprekspartner bij de opties. Op basis van dit gesprek geef je een concreet advies, waarbij de uiteindelijke keuze bij de ander ligt. Je zorgt ervoor dat de gesprekspartner zich eigenaar voelt van het besluit.

FASE 5: EVALUEREN

Aan het einde van het gesprek check je in maximaal twee minuten of de ander tevreden is met het gesprek en het advies, bijvoorbeeld door te vragen om een korte terugkoppeling of een cijfer op een schaal van 1 tot 10. Je maakt direct een afspraak voor een follow-up binnen twee weken, waarin je nagaat wat de ander met het advies heeft gedaan en of verdere ondersteuning gewenst is. Zo waarborg je dat de ander zich gedurende het hele traject gehoord en geholpen voelt.

Vier niveaus van communicatie (IPIG-model)

Het IPIG-model onderscheidt vier communicatieniveaus die je in elk gesprek bewust kunt toepassen:

1. Inhoud: Je bespreekt feitelijke informatie en keuzes die relevant zijn voor het onderwerp, zoals beleidsbeslissingen of procedures rondom klantgegevens.

2. Procedure: Je maakt duidelijke afspraken over wie wat doet en wanneer, en stemt deze afspraken af tijdens het gesprek.

3. Interactie: Je benoemt hoe de samenwerking verloopt, bespreekt verwachtingen en zorgt dat de communicatie prettig en effectief blijft.

4. Gevoel: Je besteedt aandacht aan de gevoelens van de gesprekspartner, benoemt deze waar nodig en houdt rekening met emoties die het gesprek beïnvloeden.

Door in elk adviesgesprek deze niveaus te herkennen en te benutten, vergroot je de effectiviteit en het resultaat van het gesprek.

Deze leidraad voor elk adviesgesprek helpt om gestructureerd en doelgericht te werken, met meetbare resultaten en tevreden gesprekspartners.